Hochzeitsplanung: Die 3 häufigsten Fehler aus DJ-Sicht

Die Saison 2019 ist vorbei und die ersten Anfragen für 2021 sind im Postfach. Zeit für ein Zwischenfazit: Es gab unglaublich viele schöne Hochzeiten, jedoch fallen mir als DJ immer wieder 3 Planungsfehler auf, die ich in diesem Beitrag erkläre und zeige, wie man sie vermeidet.

Fehler 1: Tanzfläche zu groß

Wenn man meine Paare fragt, was ihnen wichtig ist, hört man so etwas wie: "Gutes Essen, schöne Fotos und eine gute Party." Den meisten Paaren, die mich buchen, ist auf jeden Fall eine gute Party wichtig, bei der man eine Art "Club-Feeling" hat. Club-Feeling kann allerdings nur entstehen, wenn zumindest einige Gegebenheiten wie im Club sind. Dazu gehört unter anderem eine kleine und kompakte Tanzfläche. Wenn jeder Gast links und rechts zwei Meter Platz hat, hat man das Feeling eines halb leeren Clubs, was sich natürlich niemand wünscht. Eine zu große Tanzfläche macht mir als DJ die Arbeit schwer, weil die Gäste sich beobachtet fühlen und die Stimmung sich daher eher schleppend entwickelt.

Wie löst man das Problem?

Zu große Tanzflächen hat man meistens in zu großen Locations. In erster Linie sollte die Gästezahl eurer Gesellschaft zur Location passen. Wenn eine Location 50-130 Personen als Kapazität angibt, solltet ihr eher 100 Personen oder mehr sein. Wenn ihr nur mit 50 Personen feiern wollt, solltet ihr vielleicht auf eine kleinere Location ausweichen, die als Kapazität 30-50 angibt. Gute Erfahrungen habe ich mit Locations gemacht, bei denen die Gesellschaft gerade so hineinpasst und später Tische zum Tanzen abgebaut werden müssen. Hört sich auf den ersten Blick nicht so attraktiv an, aber ihr könnt mit großer Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass es "kuschelig" und Club-mäßig wird. Denkt nur daran, junge Gäste an die Tische zu setzen, die abgebaut werden. Die älteren Gäste setzt ihr dann am besten an Tische, die möglichst weit von der Tanzfläche entfernt sind, damit sie nicht mit maximaler Lautstärke beschallt werden. Aber was macht man, wenn man sich in eine zu große Location verliebt hat?

Auch da gibt es Lösungen: Achtet darauf, dass ihr eure Gäste beisammen haltet. Hierfür solltet ihr den Hochzeits-Triathlon (Tanzfläche, Bar, Außenbereich) so angenehm wie möglich gestalten und die Wege möglichst kurz halten. Der DJ sollte auf jeden Fall direkt vor der Tanzfläche positioniert werden und im besten Fall grenzt die Bar an die Tanzfläche. Manche Locations bieten mobile Bars an, um das zu gewährleisten. Wenn die Wege nach draußen und zu dem WC auch kurz sind, umso besser. 

Doch was ist nun die optimale Größe der Tanzfläche? Das lässt sich so pauschal leider nicht sagen. Erfahrungsgemäß sind viele Locations und Tanzflächen auf Paartanz ausgelegt und damit für eine Party nach meinem Verständnis zu groß. Wenn man beispielsweise Walzer tanzen möchte, benötigt man viel Platz. Doch wenn ich ehrlich bin, findet auf meinen Hochzeiten wenig Paartanz statt - manchmal nur zwei bis drei Songs. Als Faustregel könnte man annehmen: Mit 20-30% eurer Gesellschaft sollte es sich voll anfühlen, da vermutlich zu keinem Zeitpunkt mehr als 50% der Gäste gleichzeitig tanzen werden. In vielen Locations fasst die Tanzfläche 50% der Gäste und mehr, was dazu führt, dass es sich nur halb voll anfühlt, da im Schnitt nur ca. 20-30% der Gäste gleichzeitig tanzen. Die Tanzfläche sollte also fast immer verkleinert werden. Doch wie genau?

Die besten Effekte lassen sich mit einer künstlichen Eingrenzung der Tanzfläche erzielen. In einigen Locations kann die Sitzordnung angepasst werden, sodass die Tanzfläche die optimale Größe hat. Stehtische sind ebenfalls ein sehr gutes Mittel, um eine zu große Tanzfläche einzugrenzen. Ein weiteres Mittel, das immer funktioniert: Die Präsenz des Paares auf der Tanzfläche! Keine Gesellschaft wird euch alleine lassen. ;)

Fehler 2: Ablaufplan nicht stimmig

Auf vielen Hochzeiten erlebe ich, dass sich die Eröffnung der Tanzfläche stark nach hinten verschiebt, weil das Programm mit verschiedenen Spielen, Reden und Videos sehr gut gefüllt ist. Außerdem müssen die Gäste noch in die Foto-Box, um sich im Gästebuch zu verewigen und Postkarten beschriften, die sie vielleicht nie abschicken werden. Alles halb so wild, denn meine Erfahrung zeigt: Wenn man die Leute (nicht zu lange) zappeln lässt, sind sie umso schneller auf der Tanzfläche. Man sollte jedoch immer genug Puffer einbauen, damit die Gäste Zeit haben, miteinander zu sprechen und an die Bar zu gehen. Aneinandergereihte Programmpunkte sorgen für überforderte und gestresste Gäste.

Ein prall gefüllter Ablaufplan kann zwar anstrengend sein, aber sobald getanzt wird, ist auch der schnell wieder vergessen. Schwerwiegender ist es, wenn es Unterbrechungen nach dem Eröffnungstanz gibt. Hierbei meine ich nicht den Brautstraußwurf, der nur 3 Minuten dauert. Ich rede von der Hochzeitstorte, die mindestens 30 Minuten in Anspruch nimmt und alle zum Hinsetzen zwingt. Ich rede von Feuerwerksaktionen oder LED-Luftballons, bei denen die komplette Gesellschaft nach draußen gehen muss und dann wieder rein, was teilweise eine Stunde dauert. Lange und späte Unterbrechungen sind der absolute Stimmungskiller und sorgen dafür, dass die Party wieder in Gang gebracht werden muss, obwohl sie vorher (meistens) schon lief. Hinzu kommt, dass viele Gäste die Gunst der Stunde nutzen werden, um sich von euch zu verabschieden, was euch wiederum vom Feiern abhält.

Wie löst man das Problem?

Wenn ihr einen guten Hochzeitsplaner habt, dann wird er/sie dafür sorgen, dass alles glatt läuft. Für den Fall, dass ihr keinen Wedding-Planer haben solltet: Eure Trauzeugen sind der Schlüssel!

Vorbildliche Trauzeugen haben alles im Griff und den Überblick über den Ablaufplan. Sie steuern die Hochzeit nach euren Wünschen und Vorstellungen. Im Idealfall kommuniziert ihr vor der Feier, dass Überraschungen bei den Trauzeugen anzumelden sind. Das ist sehr wichtig, denn auch die Trauzeugen möchten natürlich niemanden vor den Kopf stoßen, der sich die Mühe gemacht hat, etwas vorzubereiten. Wenn viele Punkte auf dem Plan stehen, empfehle ich, möglichst alle Programmpunkte vor dem Eröffnungstanz stattfinden zu lassen, auch wenn sich das Tanzen dann in den späten Abend verlagert. Wichtig ist auch, dass sich die Trauzeugen vor der Hochzeit beim DJ melden, um alle Überraschungen und Programmpunkte durchzusprechen. Oft können einige Punkte schon vor dem Essen stattfinden und beispielsweise Reden zwischendurch erfolgen. Die Vergangenheit hat auch gezeigt: weniger ist mehr. Lieber ein Spiel weglassen und stattdessen länger feiern.

Fehler 3: Unprofessionelle Dienstleister 

Fehler sind menschlich und in der Regel auch schnell verziehen. Fehler wiegen meiner Meinung nach schwerer, wenn sie leicht vermeidbar sind und auf Unzuverlässigkeit zurückzuführen sind. Sei es der Fotograf, der 90% der Zeit vor der Tür steht und raucht, um dann pünktlich Feierabend zu machen. Oder der Sänger, der zu spät zum Soundcheck kommt und dann Probleme mit seinem Mikrofon hat. Oder Bands, die während der Hochzeit auf- und abbauen oder ihre Spielzeiten eigenmächtig und ohne Absprache verschieben. So etwas verursacht immer Stress. Nicht nur bei mir, sondern vor allem bei dem Paar selbst. Da die Gesamtstimmung maßgeblich von der Stimmung der zwei wichtigsten Personen des Abends bestimmt wird, spielt das auch für mich eine Rolle. Denn mein Job ist viel leichter, wenn das Paar entspannt ist und alles nach Plan läuft.

Wie löst man das Problem?

Ich habe ein Problem damit, Kollegen öffentlich anzuschwärzen. Schöner finde ich es, wenn ich die aus meiner Sicht guten und zuverlässigen Dienstleister erwähne und ihnen eine Plattform gebe. Unter anderem aus diesem Grund habe ich einen neuen Partner-Reiter erstellt. Begonnen habe ich mit den Kategorien Fotografie, Floristik/Deko und Freie Redner. Die Kategorien werden mit der Zeit erweitert und ihr könnt euch sicher sein, dass ich für die erwähnten Dienstleister meine Hand ins Feuer legen kann, weil ich schon oft mit ihnen zusammengearbeitet habe. In Zukunft werden auch wieder Interviews mit empfehlenswerten Dienstleistern kommen. <3